Nguyễn Phước Tộc
Đệ Thất hệ Tiền biên- Phòng Lạng Giang Quận Công
BẢN QUY ƯỚC NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG GIA TỘC
PHÒNG LẠNG GIANG QUẬN CÔNG
CHƯƠNG I : Các điều khoản chung
1/ Nay thay đổi tên gọi Ban QUẢN TRỊ GIA TỘC PHÒNG LẠNG GIANG QUẬN CÔNG thành HỘI ĐỒNG GIA TỘC PHÒNG LẠNG GIANG QUẬN CÔNG.
2/ Hội đồng Gia tộc Phòng LGQC là tập thể được bà con đề cử, thay mặt cho toàn thể bà con các Chi , Nhánh nội ngoại của Phòng để thực hiện các công việc như : hiếu sự,quản lý cơ sở vật chất, tài sản của tổ tiên để lại; quan hệ đối ngoại với xã hội; vận động bà con thắt chặt mối đoàn kết để hướng về cội nguồn, noi gương truyền thống đạo lý của dòng tộc.
CHƯƠNG II : Nhiệm vụ của Hội Đồng Gia Tộc (HĐGT) Phòng LGQC:
Hội Đồng Gia tộc PLGQC có các nhiệm vụ sau:
1/ Công việc hiếu sự:
a- Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của một thành viên Hội Đồng Trị Sự Nguyễn Phước Tộc, kết hợp với các Phòng, Hệ khác trong việc tổ chức các ngày Giỗ lớn(giỗ các Hoàng Đế)
b- Thực hiện thường xuyên các ngày Giỗ Kỵ thường kỳ hàng năm của Phòng :
Ngày 16/1 ( giỗ ngài Tôn Thất Hiệp ); 5/3 ( giỗ ngài Tôn Thất Tân ); 8/7 (giỗ Ngài Hoàng Tôn Thất Tú),15/10( giỗ ngài Quận công Tôn Thất Hội).
c- Chăm sóc và tu sửa kịp thời các phần lăng mộ của các bậc từ hàng Đệ ngũ thế trở lên và các phần mộ quy. Thực hiện tốt việc chạp mã hàng năm các ngôi mộ đó.
d- Theo định kỳ, cập nhật bản sơ đồ chi tiết vị trí các ngôi lăng mộ ,phổ biến rộng rãi để bà con ai cũng có thể tự mình đi thăm lăng mộ của ông bà, tổ tiên.
e- Hổ trợ và tạo điều kiện cho các Chi thực hiện việc biên soạn gia phả của Chi ( lấy gốc từ các ngài Đệ Lục thê) để biên soạn gia phả kế tục, kể từ hàng Đệ Thập thế trở về sau.
f- HĐGT có trách nhiệm hòa giải trong trường hợp có các xích mích nội bộ.Phải căn cứ vào tình lý để giải quyết vụ việc ,( nếu có tranh chấp xãy ra ).
2/ Quản lý cơ sở vật chất và tài sản của Phòng:
a- HĐGT quản lý đất đai của Phòng sử dụng trong việc thờ tự ; phải coi phần tài sản đó là đất hương hỏa của ông bà để lại; cụ thể là khuôn viên hiện nay của ngôi từ đường và khuôn viên chùa Tịnh Giác, tọa lạc tại đường Nguyễn Tuân, thành phố Huế.
b- Đối với chùa Tịnh Giác, HĐGT thực hiện nghiêm túc tinh thần nội dungcủa Biên bản Ủy quyền Quản lý ký ngày 7/8/200 giữa Ban Quản Trị Phòng LGQC và Thượng tọa Thích Thanh Toàn.
c- HĐGT có nhiệm vụ quản lý từ đường, tu sửa kịp nếu có hư hao.Có kế hoạch chỉnh trang nội thất cũng khuôn viên từ đường ngày một quang rạng hơn.
d- Khi cần thực hiện việc đại tu từ đường, phải có kế hoạch cụ thể, thông báo đến toàn thể bà con của Phòng, ở trong cũng như ngoài nước để vận động đóng góp.
e- HĐGT có nhiệm vụ giữ gìn và bảo quản gia phả gốc, các vật dụng gia bảo,tự khí, sắc phong... của ông bà để lại. Lập sổ tài sản để quản lý các hiện vật hiện có.Hội trưởng hoặc Phó Hội trưởng chịu trách nhiệm quản lý các tài sản này.Hội trưởng hoặc Phó Hội trưởng có nhiệm vụ lưu trữ các loại giấy tờ về địa chính.
f- Riêng sắc phong của các vị từ Đệ lục thế trở xuống,nếu có yêu cầu, Phó Hội trưởng (thường trực) có thể giao lại cho đại diện Chi hoặc Nhánh và phải có ký nhận.
g- Tất cả các quyết định liên quan đến đất đai và tài sản của Phòng đều phải có sự đồng thuận của các các thành viên HĐGT.
3/ Vận động bà con hướng về cội nguồn
a- HĐGT vận động bà con Nội Ngoại họp mặt đông đủ trong các dịp Giỗ chạp hoặc các buổi họp mặt định kỳ hằng năm.
b- HĐGT biên soạn lại các tài liệu nói về tiểủ sử và sự nghiệp của các bậc có nhiều công trạng để phổ biến cho các hàng hậu thế noi theo.
c- HĐGT lập kế hoạch để thực hiện các hình thức khen thưởng các hàng con cháu dưới 18 tuổi đạt được thành tích cao trong học tập.
d- Để giúp bà con liên lạc với nhau, HĐGT cùng với Ban Liên lạc Phòng LGQC tại TPHCM lập danh sách và cập nhật định kỳ tên và địa chỉ, số ĐT của tất cả bà con đã trưởng thành từ hàng Đệ Bát thế trở xuống .
CHƯƠNG III : PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG
1/ HĐGT hoạt động theo hình thức tập thể, mọi hoạt động của Hội phải được bàn bạc dân chủ và công khai, tất cả các thành viên đặt nhiệm vụ hiếu đễ lên hàng đầu.
2/ Trong trường hợp cần thiết, chỉ cần 2/3 số thành viên đồng ý thì HĐGT có thể thực hiện các công việc nhỏ như tu bổ lăng mộ, chỉnh trang từ đường ...
hoạt động
2/ Để duy trì thường xuyên của Hội, tùy tình hình thực tế, HĐGT quy định mức thu tối thiểu để thực hiện việc thu quỹ Hiếu Để hàng năm đối với các hàng nội tộc, từ Đệ bát thế trở về sau,(những người đã có thu nhập ổn định )( từ 100 000- 200000/người/năm)
3/ Việc chi quỹ phải có sự đồng ý của Hội trưởng hoặc Phó Hội trưởng, thủ quỹ ghi vào sổ thu- chi để và công bố hàng năm cho tất cả bà con khắp nơi được biết.
4/ HĐGT tạo điều kiện cho Ban Liên Lạc Phòng LGQC ở TPHCM hoạt động tốt nhằm hổ trợ cho HĐGT của Phòng.
5/ Nếu đủ điều kiện, HĐGT có nhiệm vụ vận động để thành lập thêm Ban Liên lạc Phòng Lạng Giang QC tại nước ngoài .
CHƯƠNG IV : CÁC ĐIỀU KHOẢN KHÁC
1/ Thay mặt HĐGT, Hội trưởng HĐGT hoặc Phó Hội trưởng thường trực thực hiện các thủ tục pháp lý trong việc kê khai đất đai của Phòng với chính quyền.
2/ HĐGT có nhiệm vụ kêu gọi bà con thuộc Phòng hỗ trợ chùa Tịnh Giác trong các hoạt động tôn giáo cũng như việc tu sửa chùa . HĐGT thường xuyên kêu gọi bà con khắp nơi tùy tâm hướng về việc cúng dường Tam Bảo.Việc cúng dường, bà con có thể trực tiếp tại chùa hoặc thông qua HĐGT để chuyển đạt.
3/ Nhiệm kỳ hoạt động của HĐGT là 10 năm, hàng năm nếu cần thiết, Hội trưởng HĐGT có thể đề nghị để thay đổi hoặc bổ sung thành phần nhân sự.Sau 10 năm, thông qua các buổi họp mặt đông đủ của bà con sẽ tiến hành đề cử hoặc bầu cử HĐGT mới.
4/Phó Hội trưởng Thường trực là người thay thế Hội trưởng trong các trường hợp không có Hội trưởng hoặc Hội trưởng không còn đủ sức khỏe để hoạt động. Việc thay đổi nội dung của bản quy ước này phải có sự đồng thuận của toàn thể các thành viên của HĐGT.
5/ HĐGT có trách nhiệm phổ biến rộng rãi bản quy ước này đến toàn thể bà con nội ngoại Phòng Lạng Giang Quận công trong cũng như ngoài nước được biết.
6/ Bản quy ước này bắt đầu áp dụng kể từ ngày ký
Làm tại Huế, ngày 21/ 04 / 2008
TM HĐGT
Phó Hội trưởng
Tôn Thất Thọ
